为进一步规范学校档案管理，方便毕业生学历认证时查询档案，学校档案室现提供电子邮件查档服务。现将有关事项通知如下：

一、查档范围

为毕业生本人查阅提供在周口文理职业学院（淮阳师范学校）学习期间的录取花名册等档案材料的复印件，并加盖公章。加盖学校公章或学校档案室公章的档案复印件，与原件具有同等效力。

二、申办流程

毕业生通过预约邮箱在线申办查档。具体流程如下：

1.提出查档申请

查档人将毕业证书、身份证（正面）拍照，将毕业证、身份证电子版以附件形式发至学校预约邮箱。并在邮件正文中写明查档原因、需查询档案名称，以及收件人姓名、电话、收件地址等信息。

2.工作人员审核

档案室工作人员在收到申请邮件后，对查档人提供的材料进行审核。审核通过后，为查档人免费复印所需档案并加盖公章。

3.资料邮寄

学校档案室为查档人代办邮政EMS邮寄业务，快递费用到付。如对邮寄方式有其他要求，请在邮件中注明。

4.办理期限

学校档案室在工作日接收办理申请邮件。收到申请邮件后，在5个工作日内（如遇节假日，时间顺延）为毕业生办理查档、邮寄业务。

三、特殊情况处理

1.毕业证上信息（年龄、专业等）和档案信息不一致的。工作人员会查询档案室保存的毕业生其他相关档案资料，毕业证上信息确系有误的，为毕业生出具证明,一并邮寄。

2.毕业生录取花名册印章缺失，或本人页无印章的，为毕业生出具证明，一并邮寄。

3.本人现身份证信息与毕业证信息不一致。请先到本人档案保管单位调取本人的考生报名登记表、学籍表、毕业生登记表，复印并加盖保管单位公章，再到户籍所在公安部门，查询本人因何种原因等导致现身份证信息与毕业证信息不一致，并请公安部开具相关证明。查档人请将上述材料拍照后，发到预约邮箱，学校在5个工作日内（如遇节假日，时间顺延）予以回复。

4.毕业证丢失，需要办理学历证明书者。请先到本人档案保管单位调取档案中学籍表或毕业生登记表，复印并加盖保管单位公章。带着加盖保管单位公章的学籍表或毕业生登记表复印件和一张本人红底标准证件照，到校办理学历证明书。

5.在审核材料中，若出现其他特殊情况，学校工作人员会及时和查档人沟通，予以回复。

预约邮箱：zkysdas@126.com。

咨询电话:0394-6113695

周口文理职业学院档案室

2022年1月10日